Имате ли проблеми с писането на имейли по време на работа или дори лични? Много хора срещат затруднения. Затова днес ще споделя с вас няколко съвета, които можете да използвате, за да улесните и подобрите бъдещите си имейли. Не забравяйте, че освен да следвате съветите по-долу, е много важно да владеете добре българския език и да избягвате популярни интернет съкращения на думи, особено в работни имейли.
Пишете ги по-кратки
Дръжте електронната си кореспонденция възможно най-кратка и ясна. Ако имейлът ви е прекалено дълъг, могат да се случат само две неща: да не получите отговор… защото не е бил прочетен.
Бързината, с която пишем, прави твърде лесно да пишем дълги и изморителни съобщения. Ако трябваше да пишете имейли на ръка, вероятно щяха да са много по-кратки. Сведете имейла си до най-същественото. Разбира се, това е по-трудно, отколкото звучи.
Ограничете имейла само до една тема
Никога не пишете имейл, който говори за различни теми. Ако искате отговор, трябва да го превърнете в лесна задача за другия човек – най-добрият начин да направите това е да не ги натоварвате с много неща.
Ако имате няколко несвързани проблеми, за които да говорите, най-добрият начин е да изпратите няколко отделни имейла.
Пишете ясни имейли
Много е лесно да интерпретирате имейлите по грешен начин. Затова се уверете, че вашият имейл е възможно най-ясен, директен и лесен за разбиране. Това означава, както казах в началото на статията, да избягвате съкращенията, да бъдете внимателни с граматиката и използвайте запетайките по правилния начин. Това може да ви звучи скучно, но тези неща съществуват, за да бъде писмената реч по-ясна.
Най-трудната част е да се уверите, че обяснявате точно какво мислите. Много е лесно да забравите, че човекът отсреща може би не разполага с цялата информация – едва ли има достъп до мислите ви; само до нещата, които сте казали или написали. Преди да напишете имейла, поставете се в обувките на другия човек – помислете за най-добрия начин да го обясните на някой, който не е толкова запознат с темата, колкото вие.
Когато отговаряте на имейл, запазете оригиналния текст, на който отговаряте, това помага да се изясни контекста и позволява да се използва за справка.
Кажете им точно какво искате
Ако искате нещо да се свърши, попитайте. Завършете всеки имейл, сякаш това е елементът от списък, от който се нуждаете. Не принуждавайте другия човек да търси в средата на параграфите си за нещата, които трябва да правят.
Напишете темата само след като сте написали електронното писмо
Темата обикновено е пренебрегвана част от имейлите. Обикновено това е първото нещо, което пишете, преди дори да знаете за какво точно ще говори съобщението ви. Ето защо темите обикновено са неясни или безполезни. Напишете съобщението, за да знаете точно за какво става въпрос, и едва след това се върнете горе и напишете темата на електронното писмо.
Получателят е последното нещо, което трябва да напишете
Изчаквайки до последния момент, за да напишете получателя, вие се уверявате, че няма от разсеяност да изпратите грешното писмо на грешния човек – и че няма да го изпратите прекалено прибързано, преди да сте се уверили, че всичко е проверено за грешки, ненужна информация и нежелани коментари. Това е особено важно, когато има някакво оплакване в основната част на вашето съобщение.
